Que faire lorsque l'on manque d'espace?
De nombreux éléments sont à considérer lorsque nous gérons des solutions d’entreposage pour notre entreprise.
Dans ce quatrième article d'une série destinée à répondre aux besoins des entreprises en matière d’entreposage, nous examinerons les solutions qui s’offrent à vous lorsque vous manquez d’espace.
Réévaluation de l'espace de travail
Pour nos espaces de travail de l'après-pandémie, la réévaluation des fonctionnalités de bureau est devenue primordiale. Cela comprend une évaluation critique de la gestion des documents papier qui, pour diverses raisons, sont encore souvent entreposés sur place. Certains de ces documents doivent être conservés pendant de longues périodes en raison d'obligations juridiques. D'autres peuvent s’avérer constamment pertinents pour l’entreprise. Cependant, lorsque l’on pense à l'organisation de nos futurs bureaux, le défi de gérer les documents physiques et l'espace qu’ils occupent devient de plus en plus important.
Les solutions possibles
Il existe deux solutions principales que les gens envisagent souvent. La première est de numériser tous les documents pour y avoir accès par l’entremise du logiciel de gestion de l'information choisi par l'entreprise. La deuxième est d’entreposer les documents hors site, avec l’option de les récupérer en cas de besoin.
Le coût de la numérisation
À première vue, la première solution semble intéressante, jusqu’à ce que les coûts soient pris en compte. Souvent, les dépenses rattachées à la numérisation de vastes collections de documents semblent supérieures à la valeur reconnue de ces documents, surtout si l'on considère que seule une fraction de ces documents pourrait être consultée ultérieurement.
L’entreposage physique est-il la solution?
Dans cette optique, l’entreposage hors site, une solution plus économique, peut s'avérer intéressant, même si le processus consistant à récupérer une boîte et à la ramener physiquement au bureau semble quelque peu désuet à l'ère numérique.
Une troisième solution
Cependant, il existe une troisième solution novatrice, qui consiste à numériser uniquement les documents dont vous avez réellement besoin!
La question est de savoir quels documents seront nécessaires ultérieurement. Pour répondre à cette question, communiquez avec votre fournisseur de services d’entreposage hors site qui pourra vous renseigner sur ses services de numérisation sur demande.
Les services de numérisation sur demande consistent en une solution efficace. Vous pouvez entreposer vos documents papier hors site à des coûts nettement inférieurs à ceux d'un projet de numérisation d’envergure.
