Destruction intelligente de documents

De nombreux éléments sont à considérer lorsque nous gérons des solutions d’entreposage pour notre entreprise.  

Dans ce deuxième article d'une série destinée à répondre aux besoins des entreprises en matière d’entreposage, nous nous pencherons sur le dernier aspect du cycle de vie d'un document : sa destruction.

Le coût de destruction d'un document varie d’un contrat à l’autre. Il est essentiel de comprendre comment gérer ces coûts afin de réduire efficacement les frais d’entreposage de votre entreprise.

Disposition finale d’un document

coûts variables

Chaque document créé par une personne, un groupe ou une organisation possède un cycle de vie. Lorsqu'un document papier arrive à la fin de ce cycle, il est détruit. Cependant, le coût de destruction des documents peut varier considérablement en fonction des modalités du contrat conclu avec le fournisseur d’entreposage de documents hors site. Les contrats ne sont pas tous rédigés de la même façon.

Frais supplémentaires possibles

La destruction des documents sera facturée par boîte ou par mètre cube, ce qui devrait figurer clairement sur le contrat. Toutefois, les frais supplémentaires pouvant être facturés pour la destruction des boîtes sont moins évidents.

Les frais de récupération, qui englobent les dépenses rattachées à la localisation de votre boîte dans l'entrepôt et à son transport jusqu'à la déchiqueteuse, constituent ce type de frais. Il est possible que vous ayez également à payer des frais de retrait permanent (lien vers l'article) ou des frais d'élimination qui peuvent doubler ou tripler le coût de destruction des boîtes en tant que tel.

Demande d’un éclaircissement par écrit

Si les frais liés à la destruction des boîtes ne figurent pas clairement sur le contrat, il est conseillé de demander un éclaircissement par écrit. Votre contrat d’entreposage hors site consiste en un document juridique. Il est donc essentiel d'en comprendre les modalités.

Éviter les coûts inutiles

Il est préférable de détruire vos documents, en fonction de la loi et des exigences de votre entreprise, le plus tôt possible. Confier les boîtes à un fournisseur d’entreposage hors site au lieu d’en assurer la destruction immédiate peut entraîner des coûts financiers supérieurs à vos attentes. En outre, la conservation des boîtes  au-delà de leur cycle de vie légal peut accroître inutilement la responsabilité juridique de votre entreprise.

Le meilleur rapport qualité-prix pour votre entreprise

Il est essentiel de comprendre les frais d’entreposage hors site qui figurent sur votre contrat ainsi que leurs répercussions sur votre organisation. Une bonne compréhension du contrat vous permettra de comparer efficacement les propositions des fournisseurs et d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour votre entreprise.

RecordXpress peut vous aider à limiter les coûts en matière d’entreposage et de déchiquetage. Suivez-nous sur Facebook afin d’être notifié lors de la publication de notre prochain article.