La valeur ajoutée de l’entreposage hors site

De nombreux éléments sont à considérer lorsque nous gérons des solutions d’entreposage pour notre entreprise.  

Dans ce deuxième article d'une série destinée à répondre aux besoins des entreprises en matière d’entreposage, nous nous pencherons sur le dernier aspect du cycle de vie d'un document : sa destruction.

Le coût de destruction d'un document varie d’un contrat à l’autre. Il est essentiel de comprendre comment gérer ces coûts afin de réduire efficacement les frais d’entreposage de votre entreprise.

À l’expiration du contrat

Avez-vous déjà pensé à ce qui se passe lorsque votre contrat d’entreposage hors site prend fin? Les gens présument souvent que toutes les obligations cessent à la fin du contrat. Cependant, il est essentiel d’examiner votre contrat de plus près pour comprendre ce que cela implique réellement.

Examiner les clauses

En règle générale, le contrat renferme des clauses stipulant que si vous continuez d’entreposer des boîtes chez ce fournisseur, les modalités resteront en vigueur. En outre, il peut exister des dispositions autorisant le fournisseur à augmenter ses tarifs, même lorsque le contrat a pris fin.

Êtes-vous responsable?

En quoi cela vous concerne-t-il? Essentiellement, si vos objets sont entreposés auprès d'un fournisseur de services d'entreposage hors site, un contrat est toujours en vigueur. Jusqu'à ce que vous transfériez vos boîtes chez un autre fournisseur ou que vous les fassiez détruire, vous pouvez être responsable des frais liés à la récupération, ce qui peut comprendre des frais de retrait permanent pouvant s’avérer potentiellement importants.

Clauses maintenues à la fin du contrat

Deux points importants sont présentés sur les contrats qui comportent ces clauses. D'une part, vos responsabilités quant au contrat s'étendent au-delà de la durée de celui-ci, et d'autre part, la tarification pourrait changer à la fin du contrat.

Quelles solutions s'offrent à vous?

Toute entreprise peut demander des services à un fournisseur d’entreposage hors site par l’entremise d'une procédure de demande de propositions (DP). Dans le cadre de cette procédure, votre entreprise peut définir les conditions du contrat, notamment les frais et les obligations des deux parties à l'expiration du contrat.

Avez-vous des contacts?

Bien que les petites entreprises puissent être confrontées à des difficultés lorsqu'elles négocient avec des fournisseurs plus importants, il est bon de vérifier si votre organisation appartient ou est associée à des entités similaires qui ont déjà conclu des ententes avec des fournisseurs d’entreposage hors site. Ces ententes existantes peuvent offrir des conditions et des prix plus favorables à votre entreprise, qu'elle peut mettre à profit dans son contrat.

Important : lire les petits caractères

Pour conclure, il est essentiel d'effectuer des recherches approfondies et de lire attentivement les petits caractères afin de vous assurer que votre entreprise n'est pas désavantagée sur le plan financier.

N'oubliez pas que les contrats d’entreposage hors site ne sont pas tous rédigés de la même façon. C’est pourquoi il est judicieux de comparer les prix sur le marché afin de profiter de l’offre la plus avantageuse.

À titre d’experts en déchiquetage et en entreposage, nous pouvons vous aider à économiser. Suivez-nous sur Facebook afin d’obtenir d'autres conseils qui vous permettront de réduire vos coûts.

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