Notre Engagement

RecordXpress Inc. ("nous") respecte votre droit à la vie privée et ne vendra ni ne partagera aucun renseignement personnel que vous nous aurez fourni à un tiers, sauf si vous nous en avez préalablement donné l’autorisation et à l’exception de ce qui est précisé dans cette politique. Votre vie privée est protégée, quelle que soit l’interaction que vous avez avec notre entreprise, y compris lorsque vous consultez notre site Web au www.recordxpress.ca, ou lorsque vous communiquez avec notre centre d’appels. Votre capacité à faire des choix éclairés par rapport à l’utilisation de vos renseignements est importante pour nous.

Afin de gagner et de garder votre confiance, nous avons conçu notre politique de confidentialité de telle façon à satisfaire ou dépasser les critères de la législation canadienne fédérale et provinciale en ce qui a trait à la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels.

Champ d’application

Cette politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons par l’entremise de notre centre d’appels, de nos emplacements d’entreposage et de notre site Web, le www.recordxpress.ca.

Responsabilité

Nous avons désigné un agent à la protection de la vie privée qui est responsable de notre conformité à cette politique de confidentialité. Les coordonnées de l’agent à la protection de la vie privée se trouvent ci-dessous.

Intentions

Au moment de recueillir les renseignements personnels, nous énoncerons l’objectif de la collecte et nous fournirons, sur demande, les coordonnées de l’agent à la protection de la vie privée, qui peut répondre aux questions concernant la collecte.

Nous pouvons recueillir divers types de renseignements de votre part, y compris votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse de courriel, vos intentions d’achat de produit (incluant de l’information telle que: adresses IP, fournisseur d’accès Internet, navigateur, langue, temps d’accès, site Web d’origine), et autres renseignements que vous nous fournissez.

Nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels aux fins suivantes:

• traiter vos demandes, vous offrir un service de la plus grande qualité possible et comprendre vos besoins afin de mieux vous servir – par exemple, nous pourrions utiliser votre adresse de courriel ou postale pour vous tenir au courant de nos tarifs ou de nouvelles particularités du programme;
• permettre aux emplacements de RecordXpress participants de vous fournir les produits et services que vous commandez, en plus de l’information quant aux offres, promotions et nouvelles concernant les emplacements de RecordXpress participants;
• compiler des statistiques agrégées à propos du nombre total quotidien de visiteurs sur nos sites Web, des pages les plus visitées et de la durée de visite sur chaque page, ce qui nous permet à la fois de comprendre les besoins de nos clients et de concevoir des produits et des services pour répondre à ces besoins;
• confirmer votre identité;
• respecter des critères juridiques et réglementaires.

Les renseignements personnels de nos clients peuvent être traités et emmagasinés au Canada et aux États-Unis, ou dans tout autre pays dans lequel nos fournisseurs de services possèdent des installations, et ces renseignements personnels peuvent être assujettis aux lois de divulgation en vigueur dans ces juridictions, ce qui peut impliquer que ces renseignements soient rendus accessibles à la police et aux autorités en matière de sécurité nationale de ces juridictions.

Lorsque vos renseignements personnels doivent être utilisés à des fins n’ayant pas été préalablement déterminées, la nouvelle intention vous sera divulguée avant ladite utilisation et votre consentement sera demandé à moins que l’utilisation ne soit autorisée ou exigée par la loi.

Sauf tel que décrit dans cette politique, nous ne divulguerons pas vos renseignements personnels à des tiers sans votre consentement excepté aux emplacements RecordXpress participants, nos fournisseurs de services pour les intentions énoncées sous le titre « Limites en matière d’utilisation, de divulgation et de détention de renseignements personnels ».

Nous embauchons à l’occasion d’autres entreprises afin de fournir des services en notre nom, tels que l’hébergement de sites Web. Il sera permis à ces fournisseurs de services d’obtenir seulement les renseignements personnels dont ils ont besoin afin d’assurer le service en question, et ils seront tenus par contrat à garder confidentiels ces renseignements.

Consentement

Vous avez le choix de nous fournir ou non vos renseignements personnels. Si vous partagez vos renseignements personnels avec nous, nous vous dirons la raison de la collecte. En nous fournissant vos renseignements personnels, vous consentez à ce que nous les utilisions aux fins énoncées. À certains endroits ou sur certaines pages de notre site Web, nous vous demanderons explicitement si vous désirez recevoir de plus amples renseignements ou être joint par nous ou par un représentant de RecordXpress dans le futur. À ce moment, nous noterons votre préférence et nous y conformerons.

En tout temps, sous réserve de restrictions légales, vous pouvez retirer ou modifier votre consentement en ce qui a trait à l’utilisation de vos renseignements personnels, nous demander de les supprimer de nos dossiers, ou nous informer si vous ne souhaitez pas que nous utilisions ces renseignements à d’autres fins que celles spécifiées lorsque vous nous les avez fournis (voir la section Nous joindre ci-dessous). Les renseignements recueillis au moyen de témoins et de pixels espions pourraient ne pas être optionnels. Nous vous informerons de ce que le retrait de votre consentement implique.

Limites de la collecte

Nous ne recueillerons aucun renseignement sans discernement et nous limiterons la collecte de renseignements à ce qui est raisonnable et nécessaire aux fins énoncées plus haut.

Limites en matière d’utilisation, de divulgation et de détention de renseignements personnels

Nous n’utiliserons et ne divulguerons vos renseignements personnels qu’aux fins énoncées plus haut et tel qu’autorisé par la loi. Nous garderons les renseignements personnels utilisés dans le but de prendre une décision vous concernant pendant au moins un an après leur utilisation, à moins que le contraire ne soit autorisé ou obligatoire en vertu de la loi.

Nous détruirons, supprimerons ou rendrons anonymes les documents ou autres entrées contenant des renseignements personnels dès qu’il sera raisonnable de conclure que la détention de ces renseignements ne sert plus l’intention originale et que la détention n’est plus nécessaire d’un point de vue juridique et commercial. Nous prendrons bien soin au moment de détruire les renseignements personnels afin d’éviter un accès non autorisé aux renseignements.

Exactitude

Nous nous efforcerons de garantir que les renseignements personnels que nous utilisons ou divulguons sont exacts et complets. Dans certains cas, nous nous fions à vous pour garantir que certains renseignements, tels que votre adresse ou votre numéro de téléphone, sont actuels, complets et exacts.

Si vous prouvez que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous modifierons les renseignements tel que demandé. Lorsque nécessaire, nous ferons parvenir les renseignements modifiés aux tiers à qui les renseignements doivent être divulgués.

Lorsqu’un problème concernant l’exactitude de renseignements personnels n’est pas réglé comme vous le souhaitez, nous annoterons les renseignements personnels dont nous avons la garde en spécifiant qu’une modification a été demandée, mais pas effectuée.

Mesures de protection

Nous protégeons les renseignements personnels dont nous avons la garde ou le contrôle en adoptant des mesures de sécurité raisonnables afin d’éviter un accès, une collecte, une utilisation, une divulgation, une copie, une modification ou une élimination non autorisés, ou des risques semblables.

Nous fixerons des étapes, par l’entremise de contrats ou autres moyens raisonnables, afin de garantir qu’un niveau de protection des renseignements personnels comparable soit mis en œuvre par les emplacements de RecordXpress et les fournisseurs de services qui nous aident à vous offrir des services.

La confidentialité et la sécurité ne sont pas garanties lorsque les renseignements sont transmis par voie électronique.

Autorisation d’accès

Sur demande écrite et authentification de l’identité, nous vous fournirons vos renseignements personnels dont nous avons la garde, de l’information relative aux façons dont ces renseignements sont utilisés et une description des individus et des organisations à qui ces renseignements ont été divulgués. Nous rendrons les renseignements disponibles dans les trente jours et nous vous ferons parvenir un avis écrit lorsque du temps supplémentaire sera nécessaire pour mener à bien la demande.

Il est possible que, dans certaines situations, nous ne soyons pas en mesure d’autoriser l’accès à certains renseignements personnels. Ceci peut être le cas lorsque, par exemple, la divulgation révèlerait des renseignements personnels à propos d’un autre individu, les renseignements personnels sont protégés par le secret professionnel des avocats, les renseignements ont été recueillis aux fins d’une enquête, ou la divulgation des renseignements révèlerait de l’information confidentielle de nature commerciale qui, si divulguée, pourrait nuire à notre situation concurrentielle. Il est également possible que la loi nous empêche d’autoriser l’accès à certains renseignements personnels.

Lorsqu’une demande d’accès est refusée, nous vous informons par écrit, nous documentons les motifs du refus et nous vous exposons les autres étapes qui sont à votre disposition.

Dispositions relatives aux employés

Chez RecordXpress, nous demandons que les employés et les membres de l’équipe protègent la confidentialité des renseignements relatifs aux employés et aux clients. Ces renseignements comprennent, entre autres, des dossiers personnels, des fiches de contrat et de l’information relative à la sélection de produits. Les employés et les utilisateurs doivent respecter les dispositions de cette politique afin de 1) éviter la divulgation d’information non publique à propos de nos clients; 2) appliquer, lorsque nécessaire, les mesures de protection adéquates exigées par les lois ou règlements des pays dans lesquels nous opérons; 3) soutenir les exigences en matière de vie privée que RecordXpress doit respecter au moment de faire affaire avec ses clients.

Chez RecordXpress, nous interdisons l’utilisation non liée au travail de logiciels et d’équipement de bureau, incluant mais sans se limiter à l’utilisation d’Internet, des courriels, de télécopieurs, d’imprimantes, d’ordinateurs et de photocopieurs.

Les employés qui enfreignent toute section de cette politique de confidentialité pourraient être soumis à des sanctions allant de mesures disciplinaires à la cessation d’emploi. S’il y a cessation d’emploi pour quelque raison que ce soit, les employés se doivent de rendre immédiatement toutes les copies de tous les documents physiques, électroniques ou numériques contenant des renseignements confidentiels de RecordXpress Inc. en leur possession.

Dans l’éventualité d’une violation de notre politique de confidentialité, vous en serez informés immédiatement.

Nous joindre

Si vous avez quelque préoccupation que ce soit en ce qui a trait à notre respect de cette politique ou aux lois fédérales et provinciales applicables, vous pouvez en faire part à notre bureau de la protection des renseignements personnels à l’adresse affichée ci-dessous. Les plaintes relatives à vos renseignements personnels sont prises au sérieux et toutes les plaintes sont étudiées.

Toute demande, plainte ou question concernant cette politique de confidentialité doit être envoyée par écrit à notre agent à la protection de la vie privée comme ceci:

Iqbal Khan, Privacy Officer
RecordXpress Inc.
100 Canadian Rd
Toronto, Ontario
M1R 4Z5

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