Entreposage de documents hors site
L'entreposage de documents et d'informations professionnels en toute sécurité est vital pour toute organisation. Qu'il s'agisse de boîtes de fichiers de données personnelles ou d'un centre de données entier rempli de secrets commerciaux, le choix d'un entreposage de documents hors site peut considérablement améliorer la sécurité, l'efficacité, la conformité et l'évolutivité de votre organisation.
Voici comment :
➔ Une meilleure sécurité : Une installation d'entreposage de documents hors site bien équipée offre des mesures de sécurité de pointe, notamment des caméras de surveillance, des contrôles d'accès et des systèmes d'alarme. Il garantit la sécurité de la chaîne de conservation, de la collecte des documents à leur entreposage et à leur destruction à la fin de leur cycle de vie. En entreposant vos documents hors site, vous minimisez les risques de vol, d'accès non autorisé et de perte due à une mauvaise manipulation. Même en cas de catastrophe ou d'urgence, vous pouvez être rassuré en sachant que vos documents vitaux sont entreposés en toute sécurité hors site et qu'ils peuvent être rapidement récupérés pour minimiser les temps d'arrêt et atténuer les risques pour les activités de votre entreprise.
➔ Une efficacité accrue : Les services d'entreposage de documents hors site comprennent souvent un système de suivi complet qui permet d'accéder facilement à vos documents chaque fois que vous en avez besoin. Grâce à des systèmes avancés d'indexation et de récupération, vous pouvez rapidement localiser et récupérer des fichiers spécifiques sans avoir à fouiller dans des armoires ou dans des salles d’entreposage encombrées. L'entreposage de fichiers hors site élimine également le besoin d'un espace de bureau coûteux dédié à 'entreposage de fichiers et d'enregistrements, ce qui vous permet de libérer des biens immobiliers précieux et de réduire les frais généraux associés à l'entretien des installations d'entreposage sur site.
➔Conformité intégrale : De nombreux secteurs d'activité sont soumis à des réglementations strictes concernant l'entreposage et la manipulation d'informations sensibles. Un fournisseur de services d'archivage sécurisé hors site connaît bien les exigences de conformité et peut vous aider à faire en sorte que vos pratiques de gestion des documents respectent les normes réglementaires, réduisant ainsi le risque de pénalités et de responsabilités juridiques.
➔ Évolutivité et flexibilité : Les solutions d'entreposage hors site sont hautement évolutives, ce qui vous permet d'ajuster votre capacité d'entreposage en fonction de l'expansion de votre organisation. Que vous ayez besoin d'entreposer quelques boîtes ou des milliers de documents, les fournisseurs d'entreposage hors site peuvent répondre à vos besoins évolutifs sans nécessiter d'investissements importants dans des infrastructures ou des ressources supplémentaires.
Ce que nous offrons
Chez RecordXpress, vos documents et vos archives sont en sécurité dès que vous les confiez à nos soins. Notre gamme complète de solutions d'entreposage hors site comprend:
✅Des systèmes de gestion de l'information et des centres d'archivage de premier ordre, fondés sur une technologie de pointe en matière de gestion des dossiers et de l'information (RIM), afin de maintenir une chaîne de conservation sécurisée et de permettre aux clients de contrôler leurs dossiers en ligne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, par l'intermédiaire de Portail web "Mon compte.
✅Des installations spécialement configurées pour une sécurité maximale, avec un accès limité à certaines zones, une surveillance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, des systèmes d'extinction des incendies, des systèmes de contre-intrusion, des systèmes de prévention et de récupération en cas de catastrophe et des générateurs électriques de secours pour protéger vos dossiers de valeur.
✅Accès à une salle de visualisation privée pour examiner plusieurs fichiers et documents en prenant simplement rendez-vous avec votre agence RecordXpress locale.
✅Des vérifications approfondies des antécédents, une vérification des comptes en plusieurs étapes et des restrictions d'accès pour tous les employés qui traitent vos dossiers afin de garantir la sécurité à 100 % de vos précieuses informations.
✅Entreposage des dossiers hors site entièrement local, tous nos serveurs se trouvant sur le sol canadien et toutes les données de nos clients étant conservées à l'intérieur des frontières canadiennes, dans des parcs de serveurs qui sont redondants à l'échelle du pays et qui sont dotés d'une triple irradiation.
✅Ramassage et livraison flexibles et pratiques avec un choix de:
○ Régulier : Commandez avant 16 heures pour une livraison le lendemain avant 17 heures.
○ Demi-journée (disponible dans un rayon de 20 km de l'établissement RecordXpress) : Commandez avant 16 heures pour une livraison le endemain à midi. Les commandes passées avant 11 heures seront livrées à 17 heures le même jour.
○ Livraison urgente (disponible dans un rayon de 20 km de l'établissement RecordXpress) : Livraison complète dans les 2 à 3 heures suivant la réception de la commande.
○ Après les heures de bureau (disponible dans un rayon de 20 km de l'établissement RecordXpress) : Disponible entre 16h et 9h pour une livraison dans les 4 heures, y compris les fins de semaine et les jours fériés.
Notre mission
1- Comprendre vos besoins en matière d'entreposage, vos exigences en matière de conformité et vos politiques de conservation des documents.
2- Développer des solutions d'entreposage hors site sur mesure pour votre entreprise : gestion active des fichiers ou entreposage en boîte.
3- Les représentants du service clientèle (CSR) se rendent dans les locaux du client pour récupérer et cataloguer les documents.
4- Les CSR utilisent des scanners portables pour scanner les dossiers et/ou les boîtes sur place lors du ramassage.
5- Les dossiers et/ou les boîtes reçoivent un code-barres autocollant pour les références croisées et le CSR fournit au client un reçu imprimé.
6- Les documents et dossiers des clients sont transportés dans un véhicule sécurisé jusqu'au centre d'entreposage de documents RecordXpress.
7- À son arrivée, le CSR scanne à nouveau les documents/enregistrements pour vérifier qu'ils ont bien été reçus.
8- Tous les documents sont traités par un collaborateur de RecordXpress grâce à la technologie de pointe RIM - Total Recall.
