Numérisation et imagerie de documents

Dans un monde de plus en plus numérisé, la numérisation de vos documents papier vous permet non seulement d'économiser de l'espace de stockage, mais aussi d'y accéder et de les retrouver plus rapidement et plus efficacement, réduisant ainsi votre besoin de services de livraison et d'entreposage de documents physiques. Les services de numérisation et d'indexation en masse offrent plusieurs avantages aux organisations qui cherchent à numériser leurs documents et dossiers papier.

Voici comment :  

➔Optimisation de l'espace : Les documents papier nécessitent un espace d'entreposage physique, qui peut rapidement devenir limité et coûteux. En numérisant les documents par le biais de services de numérisation et d'indexation en masse, les organisations peuvent libérer l'espace de bureau précédemment utilisé pour l'entreposage, ce qui permet une utilisation plus efficace de l'immobilier.  

➔Amélioration de l'accessibilité et de la récupération : Les documents numérisés sont facilement accessibles depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion internet, ce qui permet aux employés de récupérer et de partager plus facilement les informations pour une collaboration efficace. Grâce à la numérisation de documents en masse, les organisations peuvent créer des archives numériques consultables, ce qui permet de retrouver les documents plus rapidement et plus efficacement qu'en effectuant une recherche manuelle dans les dossiers papier. Cela permet également de faciliter la collaboration et l'efficacité du flux de travail, en particulier au sein des équipes distantes.  

➔Respect de la réglementation: Les services de numérisation de documents permettent aux organisations de créer des copies électroniques de documents papier, ce qui peut faciliter la mise en conformité avec des normes réglementaires complexes et réduire le risque de pénalités de non-conformité en ce qui concerne la classification, la conservation, l'entreposage et la récupération appropriés des documents.  

➔Préservation des archives pour la continuité des activités : Les documents papier sont susceptibles d'être perdus ou endommagés en raison du vieillissement ou de facteurs environnementaux, c'est pourquoi les organisations qui possèdent des documents de valeur peuvent bénéficier de services de numérisation en masse afin de préserver et de protéger ces documents pour référence future. La numérisation de documents garantit également l'accessibilité à long terme de ces documents, car les organisations peuvent créer des sauvegardes fiables pour la reprise après sinistre et la planification de la continuité des activités.  

Ce service de numérisation de documents est souvent utilisé pour les dossiers médicaux, qui doivent être conservés dans un environnement sûr et sécurisé pendant une période minimale de 10 ans, conformément à la législation en vigueur. Des protocoles stricts de gestion des documents sont établis pour restreindre l'accès et garantir une accessibilité efficace pour un usage légitime. Par conséquent, des services professionnels de numérisation et d'indexation de documents sont nécessaires pour garantir la sécurité, la confidentialité, l'intégrité et l'accessibilité des documents au fil des ans.

Ce que nous offrons

‍Chez RecordXpress, notre équipe de professionnels expérimentés travaille en étroite collaboration avec des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs pour développer une gamme de services de numérisation et d'indexation de documents, adaptés à leurs pratiques, besoins et budgets existants. Notre gamme complète de solutions de scannage et de numérisation de documents offre :  

✅Les services de numérisation par reconnaissance optique de caractères (ROC), certifiés par l'Office des normes générales du Canada (ONGC), permettent de convertir des documents physiques en fichiers numériques modifiables et consultables. Notre service de numérisation OCR peut extraire avec précision le texte des documents numérisés pour permettre aux utilisateurs de rechercher et de retrouver facilement leurs fichiers en effectuant des recherches par mots clés, ce qui permet de gagner du temps et d'améliorer la productivité, en particulier pour les grandes collections de documents.

✅Service de numérisation à la demande qui vous permet de ne numériser que ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin, de sorte que vous pouvez récupérer vos fichiers électroniques dans les heures qui suivent, si vous en avez besoin de toute urgence. Si vous n'accédez pas très souvent à vos documents, vous pouvez préférer cette option et éviter le coût de la numérisation de l'ensemble de votre inventaire.

✅Sauvegarde des données ou des fichiers dans le cadre de votre plan de reprise après sinistre pour numériser tous les documents sur papier et les stocker électroniquement en cas de sinistre ou d'accident afin d'éviter la perte totale des documents.

✅Sécurité totale : toutes les données scannées sont stockées sur nos serveurs locaux à l'intérieur des frontières canadiennes et surveillées par notre équipe d'experts en informatique. Des systèmes de sauvegarde redondants sont également mis en miroir trois fois dans des fermes de serveurs à travers le pays.

Exploitant la technologie numérique de demain, nos services évolutifs de numérisation et d'indexation de documents s'adressent à toutes les entreprises pour les accompagner dans leur parcours de transformation numérique.  

Ce que nous faisons

1- Comprendre vos pratiques actuelles et discuter de vos besoins en matière de numérisation de documents, de vos exigences de conformité et de vos politiques de conservation des documents.
2- Proposer des services de numérisation et d'indexation de documents adaptés, basés sur vos protocoles d'archivage existants, afin de garantir une gestion efficace des fichiers, adaptée à vos processus actuels.
3- Numériser et indexer vos fichiers au format numérique. Vous pouvez choisir de nous confier :
- les entreposer sur un support électronique, par exemple une clé USB;
- les télécharger sur notre serveur FTP sécurisé qui vous permet d'accéder en ligne 24 heures sur 24 à la visualisation, au téléchargement et à la numérisation de nouveaux fichiers dans notre système d'inventaire.



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